Цель работы : приобрести умения и навыки создания форм для редактирования таблиц с данными MS Access.
Использование мастера создания форм в Microsoft Access
Разумеется, Access позволяет создать форму ввода данных "с нуля", практически поэлементно, так как хочет пользователь. Однако, в большинстве случаев - это нерационально, поскольку программа позволяет существенно упростить и автоматизировать данный процесс, экономя время и усилия пользователя. Поэтому, для того, чтобы создать форму мы воспользуемся мастером форм . Он находится во вкладке “Создание”
Мастер форм сделает за нас всю работу по созданию формы ввода данных, задав несколько простых вопросов. Для его запуска нажимаем на кнопку “Мастер форм” и получаем такой результат
Первое, что от нас требуется, это выбрать таблицу с данными, которую мы собираемся редактировать. Выбор таблицы осуществляется в выпадающем списке вверху. Как только мы укажем таблицу, будет сразу же заполнен список полей, доступных для редактирования. Здесь мы можем выбрать нужные нам поля для формы. Мы можем выбрать только нужные пункты из каждой таблицы и запроса. Если некоторые поля не предполагают прямого редактирования пользователем, то в правую часть списка их переносить не нужно. Путем перемещения слева направо с помощью соответствующих кнопок, выбираем нужные нам поля, которые будут отображаться в форме редактирования содержимого таблицы с данными.
В качестве примера создадим форму редактирования данных по договорам. Для этого в окне перебрасываем все поля таблицы договора в правую сторону.
Соответственно, после нажатия кнопки "Готово", мастер создания форм создаст форму для редактирования из полей, которые находились в правом списке, а если бы в списке слева оставались какие-либо поля таблицы, то в итоговой форме для редактирования их бы не было.
В итоге получаем нужную нам форму в таком виде:
Если бы таблица со списком договоров была бы "независимой", то на данном этапе можно было бы и закончить. Однако, если вспомнить, что наша база данных в своей структуре была нормализована , то мы выясним, что таблица договоров не содержит непосредственных данных о лице, с которым был заключен данный договор, а лишь ссылку на него. То есть таблица логически связана с другой таблицей и нам эту связь нельзя нарушить.
Поэтому вместо прямого ввода данных нам нужно преобразовать три последних поля ввода в выпадающий список, в котором уже должны быть представлены данные о клиентах, с которыми необходимо логически связать данных договор. Для этого нужно навести указатель мыши на нужный нам пункт, и после щелчка правой клавишей в появившемся списке выбрать нужную нам команду.
В данном случае, мы выбираем пункт меню "поле со списком", сообщая Microsoft Access, что мы хотим изменить способ редактирования поля таблицы. Мы хотим, чтобы пользователь выбирал необходимое значение поля из предлагаемого ему списка.
Данную операцию проделаем для трех последних полей ("Договор с юр.лицом", "Договор с физ. лицом" и "Условия депозита"). Получаем такой результат:
Тем не менее, чтобы обеспечить связь данных с другими таблицами Access, нужно сообщить программе, какими значениями нужно заполнить каждый из списков. Чтобы эти поля с выпадающими списками "заработали", нужно задать в свойствах источник данных . Для этого нужно навести курсор мыши на нужное нам поле со списком и выбрать в появившемся меню пункт “Свойства”.
Открывается окно, которое содержит свойства поля с выпадающим списком, которое позволяет сообщить программе (Microsoft Access), какими именно данными мы хотим данный список заполнить и в каком именно режиме осуществлять редактирование, как выглядит обработка ошибок и т.д.
Нам нужно указать источник строк, который будет автоматически использоваться для заполнения данными выпадающего списка.
Перед нами стоит задача связать таблицу договоров и юридических лиц по коду ОКПО. Но пользователю неудобно выбирать код ОКПО. С точки зрения удобства работы правильнее было бы предоставлять список юридических лиц, а после того, как пользователь выберет юридическое лицо, вместо его наименования записать в поле БД (Базы данных) код ОКПО. То есть произвести замену представления данных незаметно для пользователя.
Для решения этой задачи выбираем таблицу "Юрлица" и нажимаем на кнопку с тремя точками "...", которая находится рядом с кнопкой открытия выпадающего списка.
Открывается построитель запросов:
Нам нужно чтобы в выпадающем списке было наименование Юридического лица и его код ОКПО. Для этого в строке поле выбираем с начала наименование юр лица а потом в следующем столбце выбираем код ОКПО. Сохраняем полученный результат.
Всем привет! В этой статье я расскажу как создать кнопку в базе Microsoft Access.
Создание кнопок на форме не зависит от того, какая версия Access у вас установлена (2003, 2007, 2010, 2013 или 2016). В данной статье я покажу 2 способа создания кнопок на форме в базе данных Acceess: с помощью мастера и с помощью макроса.
Как это сделать?
Шаг 1. Создание формы
Если у вас нет формы, ее нужно создать. Более подробно как создаются формы можно посмотреть . Переходим на вкладку «создание», пункт «Мастер форм». Далее выбираем таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться форма. Далее выбираем необходимые поля и нажимаем «Далее».
Выбираем внешний вид формы.
Задаем имя формы и нажимаем «Готово».
Открываем форму в режиме конструктора. Как создать кнопку в базе Microsoft Access будет описано во втором шаге.
Шаг 2. Создание кнопки с помощью мастера
На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Здесь необходимо выбрать необходимую категорию и задать определенное действие. Выберем «Предыдущая запись» и нажмем «Далее».
Выбираем, что отображаем на кнопке: текст или рисунок. Оставляем рисунок по умолчанию и нажимаем «Далее».
Задаем имя кнопки и нажимаем «Готово».
Теперь создадим кнопку с текстом. Снова перейдем в мастер кнопок, выберем «Следующая запись».
Шаг 3. Создание кнопки с помощью макроса
На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Нажимаем «Отмена».
Дважды щелкаем по созданной кнопке, чтобы открыть окно свойств. Переходим на вкладку «События» пункт «Нажатие кнопки». Нажимаем кнопку с тремя точками.
Выбираем «Макросы», нажимаем ОК.
В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form ускоряет работу с базой данных. Form в БД - это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.
Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.
Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:
при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);
разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;
вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;
в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности.
Формы в БД Access можно создавать с помощью различных средств:
инструмента Форма;
инструмента Разделенная форма;
инструмента Несколько элементов;
инструмента Пустая форма;
Мастера form;
Конструктора form.
Все средства создания форм помещены в группу Формы на вкладке Создание (рис. 8.1).
Формы, которые используют таблицы целесообразно выполнять с помощью Мастера или указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора . В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в формы: режим макета и режим конструктора . Переход между режимами (открыть, режим макета, конструктор) можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши форму в области переходов, а затем выбрать нужный режим в контекстном меню.
Режим макета - это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем режим конструктора. В режиме макета изменения выполняются фактически в реальной форме, поэтому в этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения, связанные с ее внешним видом.
Макет формы включает следующие разделы:
Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице.
Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы. Данный раздел отображается только, когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы.
Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Этот раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы данный раздел отображается на каждой странице.
Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только, когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы.
Примечание формы определяет нижнюю часть формы. Этот раздел формы добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.
В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в форме, целесообразно применять режим конструктора. Режим конструктора предоставляет пользователю более широкие возможности для редактирования (изменения) форм, в этом режиме можно добавлять поля, настраиваемые элементы и составлять программы.
На вкладке Конструктор группа Элементы управления предназначена для размещения в форме выбранных элементов и содержит их стилизованные изображения.
Инструмент "Форма". Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Форма . В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Форма . На экране будет отображена форма (рис 8.2).
Рис.
8.2.
Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить.
Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.
Средство "Разделенная форма" . Разделенная форма - новая возможность в Microsoft Access 2007, которая позволяет одновременно отображать данные в режиме формы и в режиме таблицы. В области объектов (переходов) выделить таблицу, например Успеваемость. Далее щелкнуть на пиктограмме "Разделенная форма" на вкладке Создать. На экране будет отображена форма (рис.8.3).
Рис.
8.3.
Инструмент "Несколько элементов". Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки. Форму, в которой отображается не одна, а одновременно несколько записей, можно создать инструментом "Несколько элементов" (рис. 8.4). Чтобы создать данную форму выделим в области объектов (переходов) одну из таблиц (например, Успеваемость). Затем перейдем на вкладку Создание и щелкнем на пиктограмме "Несколько элементов". На экране будет отображена форма в режиме макета.
Рис.
8.4.
Форма похожа на таблицу, в ней одновременно отображаются несколько записей. Форма позволяет видеть на экране сразу несколько записей, но это неприемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля. Форма предоставляет возможности для настройки, так как она отображается в режиме макета, в котором можно легко осуществлять доработку (например, добавлять элементы управления и т.д.).
Средство Пустая форма. Этот инструмент можно использовать в том случае, если необходимо быстро создать форму с несколькими полями. Form открывается в режиме "Работа с макетами форм" и при этом отображается область Список полей (рис. 8.5).
Рис.
8.5.
Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.
В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты (Рис.8.7).
Рис.
8.7.
Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль - официальный
После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты (Рис. 8.8).
Рис.
8.8.
Конструктор форм . Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:
1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме "Конструктор форм". В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных.
2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме "Добавить существующие поля", появится список таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.8.9).
Рис.
8.9.
3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши.
4. Поместить поля на форму (рис. 8.10).
Рис.
8.10.
5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.
7. Просмотреть форму Студенты_конструктор, выполнив на ней двойной щелчок в области переходов (Рис. 8.11).
Рис.
8.11.
Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.
Создание форм в программе Access является одним из ключевых моментов при работе с базами данных . Каждый пользователь, работающий с базами данных, должен быть знаком с элементами и объектами баз данных, уметь создавать отчёты, запросы, оперировать информацией, содержащейся в таблицах. В этой статье подробно рассмотрим, как создать форму в Access, а также дадим ей определение. Давайте разбираться. Поехали!
Приводится описание общих приемов работы в СУБД
Формой в Microsoft Access называют объект базы данных, который позволяет добавлять, редактировать или отображать данные , хранящиеся в базе данных. Создать её можно двумя способами:
- При помощи Конструктора форм;
- При помощи Мастера форм.
Перейдите на вкладку «Создание», затем отыщите и нажмите кнопку «Мастер форм». Перед вами откроется окно мастера, в котором необходимо указать таблицы , содержащие нужные поля, из выпадающего списка. Также обратите внимание, что в качестве основы можно использовать не только таблицы, но и запросы. Однако, в этом случае больше рекомендуется использовать именно таблицы. После этого отметьте все поля, которые хотите добавить. Далее, выберите внешний вид, отметив один из следующих вариантов:
- «В один столбец»;
- «Ленточный»;
- «Табличный»;
- «Выровненный».
Наиболее универсальный метод
Перед вами появится обычная форма. В нижней части окна вы обнаружите специальные кнопки для навигации. Для большего удобства рекомендуется установить свои кнопки, чтобы было проще переключаться между записями. Делается это следующим образом. Кликните правой клавишей мыши и выберите в меню пункт «конструктор». Затем перейдите к ленте инструментов и в разделе «Элементы управления» выберите «Кнопка». Разместите её в нужном месте формы и в открывшемся окне укажите «Переходы по записям» в разделе «Категории» и «Предыдущая запись» в разделе «Действия». В следующем окне вы можете выбрать, что разместить на кнопке: текст либо рисунок. Выберите то, что вам больше нравится, принципиальной разницы тут нет. Нажмите «Готово». Аналогичным образом создайте ещё одну, только уже для перехода к следующей записи.
Повышаем удобство навигации по базе
Также стоит добавить кнопку для выхода из формы. В разделе «Категории» выберите «Работа с формой», а в разделе «Действия» - строку «Закрыть форму». Ещё пригодится специальная кнопка для добавления данных. Укажите «Обработка записей» в пункте «Категории» и «Добавить запись» в пункте «Действия».
Еще одна полезная доработка
После этого вам будет очень удобно переходить от одной записи к другой и добавлять новые, находясь в режиме формы. Всё это позволит значительно повысить скорость работы.
Возникают ситуации, когда необходимо добавить вычисляемое поле . Как это делается? Очень просто. Сперва перейдите в режим конструктора. Далее в ленте инструментов укажите «Поле» в блоке «Элементы управления». Затем нажмите «Страница свойств» и перейдите на вкладку «Данные». В одноимённом пункте нажмите на «…» в конце строки. В появившемся окне вы сможете составить выражения на основе полей таблицы. Если формат числа, отображаемого в вычисляемом поле, не соответствует нужному (например, должна отображаться денежная сумма), то формат можно изменить. Для этого перейдите на страницу свойств, откройте вкладку «Макет» и в строке «Формат поля» выберите нужный из выплывающего списка вариантов.
Вычисляемые поля – это просто
Если необходимо создать подчинённую форму, отметьте соответствующий пункт в одном из окон мастера. Обратите внимание, что создание такого типа формы рекомендуется только для таблиц, имеющих связь «один ко многим».
Теперь рассмотрим второй способ создания - при помощи конструктора форм. После нажатия на соответствующий инструмент перед вами откроется размеченная пустая область, не имеющая ни полей, ни заголовков. В этом случае заполнять пустую область придётся полностью самостоятельно. Воспользуйтесь инструментом «Добавить поле», который находится в блоке «Сервис» на панели инструментов. В появившемся окне выберите нужные таблицы и поля из них. Просто перетаскивайте в незаполненную область. Чтобы не мучиться с размещение каждого отдельного поля, выделите их все и щёлкните правой клавишей мыши. В открывшемся меню нажмите «Макет» и выберите один из вариантов размещения: «В столбик» либо «В виде таблицы». Для добавления заголовков воспользуйтесь инструментом «Надпись». В свойствах вы можете изменять шрифт, его размер, цвет и прочие параметры. Для каждого поля можно настроить свой цвет, выбрать цвет заливки и так далее. В общем, Microsoft Access позволяет вам настраивать все элементы по своему усмотрению.
Широкий простор для творчества
Разобравшись с тем, как делаются формы, какова их роль и, что они дают, вы будете чувствовать себя значительно увереннее, работая в программе Microsoft Access . Способы, рассмотренные в статье, ничем по своей сути не отличаются. Каждый из них по-своему хорош, поэтому выбирайте тот, с которым вам будет удобнее работать. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и продолжайте совершенствовать свои навыки работы в Microsoft Access. Если у вас остались какие-либо вопросы после ознакомления с материалом статьи, не стесняйтесь, задавать их в комментариях.